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    企业信息化    
  电子交易平台解集团采购之难(2019-05)  
mg电子游戏官网 发布时间:19-08-26        
   

以高效、透明、规范的业务模式,形成公开、公平、公正的竞争机制。



文/张勇



关键词:集团采购  集约化采购  采购交易平台

     集团企业的采购环节一直是管理的难点。如何达到降本增效、阳光透明、协同及大数据可视化等目标呢?集团企业要立足实际采购现状,引入电子采购系统,通过创新实现采购的集约化管理。某集团股份有限公司是中央企业的控股子公司,以水泥系列产品为主,兼顾商品混凝土和骨料,近年来公司积极延伸上下游产业链布局,实现了由单一生产向生产经营、兼并重组和资本运营综合一体化的转变。
    
传统采购问题凸显
     随着集团的跨越式发展,生产经营规模逐步扩大,传统的采购供应管控模式已不能适应企业快速发展的要求,特别是在采购业务中缺少统一管理体系、竞争不充分、过程不透明、操作不规范、采购方法单一、监管不到位等问题逐渐凸显。主要表现在:
1.采购金额迅速增加,成本管控难度增大。集团公司年采购金额六年时间上涨了346.36%。管控范围也由8家子公司增加到23家分子公司。
2.缺乏统一的采购体系,无法发挥集团化采购优势。传统的采购模式中,子公司分散采购较多,集团缺少统一的集约化采购体制和管理机制,集约化采购的优势得不到发挥。
3.信息资源无法共享,缺乏有效管理抓手。集团内部系统信息不畅,资源无法集中、共享,各子公司之间重复采购、重复储备现象比较普遍,从而导致仓储库存资金占用大,采购成本居高不下。
4.采购过程不透明,业务操作不规范。受传统采购方法的制约,内部采购难免存在业务不公开、流程不透明、操作不规范及人为干扰等现象,虽然一直在加大监督管理力度,但效果不是很明显。
5.竞争机制不充分,招标范围未全部覆盖。受地域限制,集团供应商以区域贸易供方为主,且各子公司供应商相对比较固定,外部供应商入围门槛较高,导致供应商之间竞争机制不充分。另外,传统的招标业务未将大宗原燃材料、工程外包、物流运输、外委劳务等纳入统一招标采购管理体系,对降低采购成本形成了制约。
6.需要从“以招代管”提升为科学体系的集约采购管控。虽然2010年集团建立招标网,通过加强集团年度招标及日常招标工作,集团采购效率得到了显著提升,但仍存在较大的局限性,未能实现对采购全品类、全流程的有效闭环管理。
    
全流程电子采购交易平台
     集团委托北京一采通信息科技有限公司(以下简称一采通)进行集约化采购系统设计,从管理体制、机制、采购交易平台设计、供应商管理等方面,梳理形成了一套完整的采购体系。
     1.统一流程,搭建电子化采购平台
     集团要求“全业务覆盖、全流程管控、全闭环管理、全方位监督、全阳光操作”为新采购交易平台的建设目标,以 “管理规范化、决策科学化、效率最优化、效益最大化”为原则,将采购业务全流程嵌入采购交易平台。业务过程公开透明,结果永久可追溯。同时将供应商考评、采购数据统计分析、权限审批等关键点也嵌入采购平台,与ERP系统、OA系统互联互通,实现信息的高度集成和全面共享。一采通针对企业采购不同品类的需求计划、成本构成、供需关系、市场形态、物流特征、专业特点,逐一加以分析,指定对应的流程和管控策略(如图所示)。


     针对企业采购的不同品类形成了九类集中采购作业模式,包括战略采购、生产协议采购、生产当批采购、非生产采购、通用物资采购、工程采购、物流采购、零星采购、紧急采购。根据集中采购管控方式,形成战略合同、框架协议、批次合同等三类集中采购管控模式。
2.强化监督,创建立体化评标室
     为了给采购交易平台创建一个公开透明的环境,集团公司在总部设立了总评标室,在各子公司设立了10个分评标室,安装了先进的音视频监控系统。评标专家以及投标人可同时通过互联网及音视频设备进行提问、澄清、答疑、沟通、讨论等互动交流,实现了同步远程评标,打破了时间和空间的限制,节约了大量财力和物力,既方便了投标方,又提高了招标工作的效率。集团公司总评标室可以同时监控各子公司所有评标室,并可进行远程同步音视频交流,所有的音视频活动和操作记录全过程保存,可追溯。纪检监察人员可通过网络监控系统对开标、评标、授标全过程进行实时监督。
3.规范评标,建立评标专家库
     为确保评标业务的公平性和独立性,提高评标的专业化程度,集团专门建立了“评标专家库”,根据物资采购类别设置了6大类评标专家,目前公司共有229名评标专家。
     评标专家由各子公司根据类别推荐,集团物流供应部组织考察审核,经公司领导批准后进入专家库参加评标。招标中心负责评标专家的日常管理,随机抽取评标专家参加评标,定期组织培训及考评工作。
     4.动态考核,实行供应商统一管控
     采购交易平台为采购业务创建了公开透明的环境,全国各地的供应商纷纷提出准入申请。供应商的增加改变了以往贸易商居多的被动局面,集团公司适时提出了“积极开发生产制造供方,适当控制贸易流通供方,大力发展战略合作供方”的管理原则。招标中心对所有供应商的准入申请进行审核,查看供应商在招标平台上提交的资质档案,对其资金实力、生产规模、经营业绩等进行全面评价,审核通过的供应商进入供应商库,即可申请参加投标业务。同时,对供应商档案实行电子化管理,以定期组织供应商考评的方式扶优汰劣,从而加快供应商的流动,吸纳了一大批实力强、信誉高、服务好的供应商资源。
    
建立仓储资源共享机制
     采购成本的管控不仅涵盖采购计划、采购方案、招标管理,仓储管理也是控制采购成本的重中之重。为了将仓储管理同集中统一化管理、采购运行机制、采购交易平台有机地结合起来,建立了“仓储管理”专栏,通过该专栏动态反映股份公司及各子公司的存货情况,按月通报各子公司存货变动数据及存货结构比例,并可实时查询某类物资在各子公司的存储数量,便于子公司之间集中储备和共享调用。通过仓储信息共享、实时跟踪,对各子公司储备的物资实行“集中储备、共享调拨”,避免了重复采购、重复储备的现象,大幅降低了库存资金占用。
    
集约采购取得的成效
     集团集约化采购管控体系及采购交易平台建立以来,彻底打破了以往采购工作的被动态势,不断强化供应商管理手段,积极发展培育战略供方,扩大战略框架采购范围;逐步减少贸易供方,采取准入限制和日常考评相结合的方式,供应商结构日趋合理。同时,在不断提升大宗原燃材料进厂质量指标的同时,采取寻根问源、拓宽渠道、招标议价等手段,大幅降低了采购价格。仓储共享机制的强力推广,进一步优化和改善了库存结构,大幅降低了资金占用率。
1. 权责明确清晰,采购效率大幅提高
     集约化采购运行机制将集团集中采购职能部门与子公司的职责权限进行了科学合理的划分。各子公司负责上报采购计划,编制招标文件;集团供应部审定采购计划,确定采购招标方案;招标中心负责审定发布招标公告,随机抽取评标专家,评标方法采用专家综合评估打分或价格决标;纪检监察人员全程参与招标评标过程;采购业务单位根据中标结果签订采购合同,并将采购合同上传至协同办公平台,供相关部门监督查阅。所有业务均在采购交易平台上进行,过程公开透明,权责清晰明确,采购效率较之前有了大幅提升。
2. 市场竞争充分,企业形象不断提升
     随着集团采购管控体系的逐步完善,加之供应商对采购交易平台的认同,为双方创造了互惠互利的良好氛围。打破了以往供应商与承运商相对集中、甚至垄断的局面,拓宽了入围渠道,形成了公开、公平、公正的竞争机制;对供应商来说,公开透明的管控体系也为他们提供了公平交易的商机和相对稳定的供应渠道。■


作者单位 北京一采通信息科技有限公司
 

 
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